StudyBuddy Privacy Notice / KVKK Aydınlatma Metni

English

1. Who operates StudyBuddy

StudyBuddy is an independently operated, non-commercial study-room web application. It is not run by a registered company. The operator can be reached at partner.studybuddy@gmail.com, which is also the address for every privacy request described below.

2. Data we process

• Account and profile data — email address, display name, and an optional avatar image, only if you create an account. You can use StudyBuddy as a guest without any of this.
• Study session data — timer durations, session end times, completed tasks, streaks, and leaderboard totals, for signed-in users.
• Room collaboration data — the display name you use in a room, your live timer state, chat messages, and shared task items. Guests generate this too, under a self-chosen name.
• Optional push notification data — for signed-in users who enable push notifications, a browser push token is stored so StudyBuddy can notify you about friend study starts and room invites.
• Security and abuse-prevention data — IP-derived rate-limit counters for room creation, outbound email, and chat posting; chat messages are checked for abuse and spam before they are saved.
• Error diagnostics — technical error reports, with direct identifiers removed before they leave your browser (see section 4).

3. Why we process it and on what basis

Account, session, and room data are processed because they are strictly necessary to provide the service you asked for: a room cannot show you other people’s timers without processing them. Security and rate-limit data are processed to protect the service and other users from abuse. Optional analytics are processed only on the basis of your explicit consent, which you give and withdraw yourself.

Image sharing in chat is limited to signed-in users while automated image moderation is not enabled.

4. Essential browser storage and optional analytics

Necessary local and session storage keeps the app usable and is not optional:

• your selected theme, your guest name, and your daily goal;
• the active-room key that lets you resume after a page refresh;
• PWA install state and sound preference;
• your analytics consent choice itself.

Optional analytics are strictly opt-in:

• Google Analytics 4 and PostHog load only after you press Allow analytics.
• Choosing Necessary only keeps both disabled, and the choice persists across visits.
• Withdrawing consent stops capture immediately and clears the known first-party analytics cookies.
• You can change your mind at any time via Privacy & Cookie Settings in the footer.

Sentry error monitoring is treated as essential and runs regardless of the analytics choice, because without it a crash would be invisible and unfixable. Before any event is sent, StudyBuddy strips the user identity, request headers, request body, query string, cookies, and breadcrumb contents from it.

5. Service providers and international transfers

These providers operate globally and may process data outside your country, under their own published safeguards and contractual terms.

6. Retention

Data is kept only while it serves the purpose it was collected for. Rooms that go inactive are destroyed automatically. Account, session, and leaderboard data persist while the account exists. Rate-limit counters expire with their time window. Deletion requests are handled as described in section 7.

7. Your rights and how to use them

You can ask for access to your data, correction of anything inaccurate, deletion of your account and its data, information about who it has been shared with, or object to a particular use. Send the request to partner.studybuddy@gmail.com. Requests are answered as quickly as possible and within thirty days at the latest.

8. Children and account responsibility

StudyBuddy is intended for students able to manage their own account. It is not designed for children who require a guardian’s consent to use online services. If you believe a child’s data has been submitted, write to the contact address and it will be removed.

9. Changes to this notice

Material changes will be reflected here with a new effective date. Continued use after an update means the current version applies.

Türkçe — KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve iletişim

StudyBuddy, bağımsız olarak işletilen, ticari olmayan bir çalışma odası web uygulamasıdır. Kayıtlı bir şirket tarafından işletilmemektedir. İşletmeciye partner.studybuddy@gmail.com adresinden ulaşılabilir; aşağıda açıklanan tüm başvurular da bu adrese yapılır.

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Hesap ve profil verileri — yalnızca hesap oluşturursanız: e-posta adresi, görünen ad ve isteğe bağlı profil görseli. StudyBuddy’yi bunların hiçbiri olmadan misafir olarak da kullanabilirsiniz.
• Çalışma oturumu verileri — giriş yapmış kullanıcılar için süre kayıtları, oturum bitiş zamanları, tamamlanan görevler, seri (streak) ve liderlik tablosu toplamları.
• Oda içi iş birliği verileri — odada kullandığınız görünen ad, canlı sayaç durumu, sohbet mesajları ve paylaşılan görev kayıtları. Misafirler de kendi seçtikleri adla bu verileri üretir.
• Güvenlik ve kötüye kullanım önleme verileri — oda oluşturma, e-posta gönderimi ve sohbet paylaşımı için IP tabanlı hız sınırı sayaçları; sohbet mesajları kaydedilmeden önce kötüye kullanım ve spam açısından kontrol edilir.
• Hata teşhis verileri — doğrudan kimlik bilgileri tarayıcınızdan çıkmadan önce temizlenmiş teknik hata raporları (bkz. bölüm 4).

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Hesap, oturum ve oda verileri, talep ettiğiniz hizmetin sunulabilmesi için zorunlu olduğundan işlenir; bir oda, diğer katılımcıların sayaçlarını işlemeden size gösteremez. Güvenlik ve hız sınırı verileri, hizmeti ve diğer kullanıcıları kötüye kullanıma karşı korumak amacıyla işlenir. İsteğe bağlı analitik veriler ise yalnızca açık rızanıza dayanarak işlenir; bu rızayı verir ve dilediğiniz an geri alırsınız.

Otomatik görsel moderasyonu etkin olmadığı sürece sohbet içinde görsel paylaşımı giriş yapmış kullanıcılarla sınırlıdır.

4. Zorunlu tarayıcı depolaması ve isteğe bağlı analitik

Zorunlu yerel/oturum depolaması uygulamanın çalışması için gereklidir ve isteğe bağlı değildir:

• seçtiğiniz tema, misafir adınız ve günlük hedefiniz;
• sayfa yenilendikten sonra odaya dönmenizi sağlayan aktif oda anahtarı;
• PWA kurulum durumu ve ses tercihi;
• analitik rıza tercihinizin kendisi.

İsteğe bağlı analitik kesinlikle opt-in’dir:

• Google Analytics 4 ve PostHog yalnızca Allow analytics seçeneğine bastıktan sonra yüklenir.
• Necessary only seçimi ikisini de kapalı tutar ve bu tercih ziyaretler arasında korunur.
• Rızanın geri alınması veri toplamayı anında durdurur ve bilinen birinci taraf analitik çerezlerini temizler.
• Tercihinizi istediğiniz zaman sayfa altındaki Privacy & Cookie Settings bağlantısından değiştirebilirsiniz.

Sentry hata izleme zorunlu kabul edilir ve analitik tercihinden bağımsız çalışır; aksi hâlde bir çökme görünmez ve giderilemez olurdu. Her olay gönderilmeden önce kullanıcı kimliği, istek başlıkları, istek gövdesi, sorgu dizesi, çerezler ve breadcrumb içerikleri temizlenir.

5. Hizmet sağlayıcılar ve yurt dışına aktarım

Google Firebase (kimlik doğrulama, veritabanı, gerçek zamanlı senkronizasyon ve isteğe bağlı push bildirimleri), Vercel (barındırma ve sunucusuz API), Cloudinary (görsel depolama), PostHog ve Google Analytics (yalnızca rıza hâlinde analitik), Sentry (temizlenmiş hata izleme) ve Resend (işlemsel e-posta) kullanılmaktadır. Bu sağlayıcılar küresel olarak faaliyet gösterir ve verileri kendi yayımladıkları güvenlik önlemleri ve sözleşme şartları çerçevesinde ülkeniz dışında işleyebilir.

6. Saklama ve silme ilkeleri

Veriler yalnızca toplanma amacına hizmet ettiği sürece saklanır. Etkinliği biten odalar otomatik olarak silinir. Hesap, oturum ve liderlik tablosu verileri hesap var olduğu sürece tutulur. Hız sınırı sayaçları kendi zaman pencereleriyle birlikte sona erer. Silme talepleri bölüm 7’deki usulle ele alınır.

7. KVKK kapsamındaki haklarınız ve başvuru yöntemi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusuna başvurarak kendinizle ilgili;

• a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e) Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi partner.studybuddy@gmail.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

8. Çocuklar ve hesap sorumluluğu

StudyBuddy, kendi hesabını yönetebilecek öğrenciler için tasarlanmıştır. Çevrim içi hizmetleri kullanmak için veli onayı gereken çocuklara yönelik değildir. Bir çocuğa ait verinin gönderildiğini düşünüyorsanız iletişim adresine yazmanız hâlinde veri silinecektir.

9. Metin değişiklikleri

Esaslı değişiklikler yeni bir yürürlük tarihiyle burada yansıtılır. Güncelleme sonrası kullanıma devam edilmesi, geçerli sürümün uygulandığı anlamına gelir.

Contact / İletişim

partner.studybuddy@gmail.com